Penerapan teknologi informasi di pemerintah kabupaten sinjai tidak bisa dikatakan terbelakang salah satu yang menjadi parameter telah banyak aplikasi-aplikasi dan sitem informasi yang menunjang pelaksanaan tugas kantor semacam sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan daerah, sistem informasi perekonomian daerah, sistem informasi informasi barang daerah, sistem informasi perpustakaan dan banyak lagi lainnya.
Namun yang menjadi masalah sistem informasi tersebut hanya dimanfaatkan segelintir unit kerja sesuai dengan bidang tugas semisal sistem informasi kepegawaian hanya bisa digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah begitu juga dengan sistem informasi barang daerah hanya dikelola oleh Bagian Umum Setdakab.
Seandainya aplikasi-aplikasi tersebut saling terhubung atau terintergrasi dengan semua Unit Kerja pasti akan sangat powerfull dalam pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran. Kita ambil contoh Aplikasi Kepegawaian bila dihubungkan dengan Subag Kepegawaian di seluruh unit kerja akan sangat memudahkan administrasi kepegawaian. Surat Permohonan Izin/Cuti, penerbitan KP4, DP3, SK KGB dll akan sangat mudah mengingat terhubung dengan database pegawai yang ada. Tentang keamananan akses diatur oleh sistem sehingga data-data tertentu hanya bisa diakses sesuai dengan wewenangnya demikian juga pemrosesan berkas-berkas dapat melalui jenjang yang telah ditentukan. Penerbitan SK Kenaikan Pangkat atau Mutasi tidak dapat dicetak di unit kerja karena subag kepegawaian tidak mempunyai hak akses untuk itu, ini contoh penerapan hak akses dalam sistem.
Banyak administrasi perkantoran yang bisa diterapkan dalam suatu sistem informasi terintergrasi, saya ambil contoh lagi dari perencanaan. Apabila ada Sistem administrasi perencanaan tidak perlu lagi menghabiskan kertas untuk melakukan asistensi ke pihak-pihak yang berkompeten seperti Bappeda atau bagian hukum karena semua semua sudah mempunyai akses ke dalam sistem baik itu dari subag perencanaan di unit kerja maupun dari Bappeda/Bag. Hukum, cukup dari meja kerja masing melakukan tugasnya.
Contoh lainnya, laporan kinerja pelaporan realisasi kinerja/keuangan yang biasanya harus disetor ke Bappeda, Bagian Pembangunan, dan Bagian Keuangan tidak perlu lagi di cetak dengan demikian penghematan anggaran dapat terjadi.
Ada beberapa sistem informasi yang ada sekarang layu sebelum berkembang dikarenakan pemanfaatannya terasa tidak begitu diperlukan, namun saya mencoba untuk melihat kemungkinan sistem informasi yang dapat diintegrasikan untuk meningkatkan efisiensi kerja administrasi di pemerintahan.
Sistem Informasi Keuangan
- Berhubungan langsung dengan Aplikasi Perencanaan dan pelaporan yang memungkinkan akuntabilitas keuangan dapat terjaga.
- Format Penerbitan SPD, SPP, SPM, SP2D dll
Sistem Informasi Kepegawaian :
- Langsung dikelola oleh sub bagian kepegawaian di masing-masing unit sesuai dengan otoritas yang dimiliki.
- Struktur jabatan.
- Mutasi.
- Format Draft Surat yang berhubungan dengan kepegawaian seperti SK Kenaikan Pangkat, KP4, SK Kenaikan Gaji Berkala, Surat Izin/Cuti dll.
- Format DUK.
- Absen Elektronik
Sistem Informasi Persuratan
- Terdapat Form Pengisian untuk membuat surat2 dinas yang dibuat secara berjenjang mulai dari bawah hingga kepada pejabat yang bertanda tangan.
- Format surat Ranperda, SK, Undangan, Surat Tugas, Telaahan staf dll
- Terhubung dengan SMS center yang akan mengirim pesan singkat sesuai dengan peruntukan surat yang diterbitkan ini dapat dilakukan karena terhubung dengan database pegawai di aplikasi kepegawaian.
Sistem Informasi Barang Daerah
- Dikelola langsung oleh pengurus/penyimpan barang unit kerja masing2.
- Berhubungan dengan aplikasi kepegawaian sehingga dapat diketahui siapa pemakai barang.
Sistem Informasi Gaji
- Berhubungan langsung dengan database pegawai sehingga perhitungan gaji disesuikan dengan data pegawai yang telah ada di aplikasi kepegawaian.
- Format cetak untuk ampra, daftar gaji, SPP Gaji dll
