Sistem Informasi Terintegrasi

Penerapan teknologi informasi di pemerintah kabupaten sinjai tidak bisa dikatakan terbelakang salah satu yang menjadi parameter telah banyak aplikasi-aplikasi dan sitem informasi yang menunjang pelaksanaan tugas kantor semacam sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan daerah, sistem informasi perekonomian daerah, sistem informasi informasi barang daerah, sistem informasi perpustakaan dan banyak lagi lainnya.
Namun yang menjadi masalah sistem informasi tersebut hanya dimanfaatkan segelintir unit kerja sesuai dengan bidang tugas semisal sistem informasi kepegawaian hanya bisa digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah begitu juga dengan sistem informasi barang daerah hanya dikelola oleh Bagian Umum Setdakab.
Seandainya aplikasi-aplikasi tersebut saling terhubung atau terintergrasi dengan semua Unit Kerja pasti akan sangat powerfull dalam pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran. Kita ambil contoh Aplikasi Kepegawaian bila dihubungkan dengan Subag Kepegawaian di seluruh unit kerja akan sangat memudahkan administrasi kepegawaian. Surat Permohonan Izin/Cuti, penerbitan KP4, DP3, SK KGB dll akan sangat mudah mengingat terhubung dengan database pegawai yang ada. Tentang keamananan akses diatur oleh sistem sehingga data-data tertentu hanya bisa diakses sesuai dengan wewenangnya demikian juga pemrosesan berkas-berkas dapat melalui jenjang yang telah ditentukan. Penerbitan SK Kenaikan Pangkat atau Mutasi tidak dapat dicetak di unit kerja karena subag kepegawaian tidak mempunyai hak akses untuk itu, ini contoh penerapan hak akses dalam sistem.
Banyak administrasi perkantoran yang bisa diterapkan dalam suatu sistem informasi terintergrasi, saya ambil contoh lagi dari perencanaan. Apabila ada Sistem administrasi perencanaan tidak perlu lagi menghabiskan kertas untuk melakukan asistensi ke pihak-pihak yang berkompeten seperti Bappeda atau bagian hukum karena semua semua sudah mempunyai akses ke dalam sistem baik itu dari subag perencanaan di unit kerja maupun dari Bappeda/Bag. Hukum, cukup dari meja kerja masing melakukan tugasnya.
Contoh lainnya, laporan kinerja pelaporan realisasi kinerja/keuangan yang biasanya harus disetor ke Bappeda, Bagian Pembangunan, dan Bagian Keuangan tidak perlu lagi di cetak dengan demikian penghematan anggaran dapat terjadi.
Ada beberapa sistem informasi yang ada sekarang layu sebelum berkembang dikarenakan pemanfaatannya terasa tidak begitu diperlukan, namun saya mencoba untuk melihat kemungkinan sistem informasi yang dapat diintegrasikan untuk meningkatkan efisiensi kerja administrasi di pemerintahan.

Sistem Informasi Keuangan

• Berhubungan langsung dengan Aplikasi Perencanaan dan pelaporan yang memungkinkan akuntabilitas keuangan dapat terjaga.
• Format Penerbitan SPD, SPP, SPM, SP2D dll

Sistem Informasi Kepegawaian :

• Langsung dikelola oleh sub bagian kepegawaian di masing-masing unit sesuai dengan otoritas yang dimiliki.
• Struktur jabatan.
• Mutasi.
• Format Draft Surat yang berhubungan dengan kepegawaian seperti SK Kenaikan Pangkat, KP4, SK Kenaikan Gaji Berkala, Surat Izin/Cuti dll.
• Format DUK.
• Absen Elektronik

Sistem Informasi Persuratan

• Terdapat Form Pengisian untuk membuat surat2 dinas yang dibuat secara berjenjang mulai dari bawah hingga kepada pejabat yang bertanda tangan.
• Format surat Ranperda, SK, Undangan, Surat Tugas, Telaahan staf dll
• Terhubung dengan SMS center yang akan mengirim pesan singkat sesuai dengan peruntukan surat yang diterbitkan ini dapat dilakukan karena terhubung dengan database pegawai di aplikasi kepegawaian.

Sistem Informasi Barang Daerah

• Dikelola langsung oleh pengurus/penyimpan barang unit kerja masing2.
• Berhubungan dengan aplikasi kepegawaian sehingga dapat diketahui siapa pemakai barang.

Sistem Informasi Gaji

• Berhubungan langsung dengan database pegawai sehingga perhitungan gaji disesuikan dengan data pegawai yang telah ada di aplikasi kepegawaian.
• Format cetak untuk ampra, daftar gaji, SPP Gaji dll

Read More

Migrasi ke Linux : dual boot atau single boot ?

Sering ada yang bertanya, kalau saya migrasi ke linux apakah Operating System (OS) yang sebelumnya dihilangkan saja (single boot) ?
Jawaban saya, kalau OS dan aplikasi yang ada sekarang original pake dualboot saja, rugikan kalau sudah beli lisensinya mahal-mahal trus dihapus TAPI kalau yang sekarang OS bajakan HAPUS saja !
Di luar dari bajak membajak saya akan sedikit plus minus dual boot atau single boot. Dual boot seringkali menjadi opsi ketika salah satu OS tidak dapat menjalankan aplikasi yang diperlukan, misalnya aplikasi di kantor-kantor yang sering hanya kompatibel dengan OS tertentu saja alasan lainnya karena kurangnya waktu untuk belajar sedang pekerjaan sedang banyak-banyaknya.
Menggunakan opsi single boot, kita akan cepat untuk lancar menggunakan GNU/linux karena tidak ada lagi pilihan untuk menggunakan OS dan aplikasi yang sebelumnya ada. Apabila menghadapi kendala hubungi komunitas linux yang ada, selain itu tutorial-tutorial di internet juga bisa banyak membantu.
Selamat migrasi :)

Read More

Menghindari Perbedaan Perhitungan Gaji dengan Fungsi Round

Bagi bendahara gaji, mungkin sering menjumpai perhitungan gaji yang bila dihitung secara manual (kalkulator) tidak sama dengan perhitungan yang dilakukan dengan perhitungan di spreadsheet macam Libreoffice Calc dan MS Excel. Perbedaan juga tidak terlalu besar malah ada berkisar 1 rupiah saja.
Coba kita lihat gambar di bawah ini :

Pada gambar di atas terlihat tunjangan anak menggunakan rumus gaji pokok x jumlah anak x 2%. Atau di formula dapat dituliskan = G8*F9*0,02. Keterangan : G8 (sel gaji pokok) dan F9 (jumlah anak). Namun ketika dijumlah pegawai pertama dan kedua hasilnya tidak sama terlihat bahwa 86.078 + 43.609 hasilnya 129.686 , nah lho?
Apa yang menyebabkan demikian ? Ini karena tampilan di lembar kerja adalah bilangan bulat namun kenyataannya hasil rumus tersebut ada bilangan yang mempunyai pecahan (86.077,6 untuk pegawai pertama dan 43.608,8 untuk pegawai kedua).
Untuk mengatasi hal tersebut kita bisa memasang fungsi ROUND di formula, jadi formula yang dibuat =ROUND(G8*F9*0,02)
Apa kegunaan dari ROUND ? Fungsi ROUND digunakan untuk membulatkan angka. Dalam kasus di atas dapat dipecahkan seperti pada gambar di bawah ini.

Di tulisan ini saya menggunakan Libreoffice calc, namun fungsi-fungsinya bisa juga digunakan di Microsoft Excel. Saya menggunakan Calc karena bagi saya MS Excel adalah barang mewah, diluar konteks menggunakan MS office bajakan karena bagaimanapun membajak itu melanggar hukum.
Contoh di atas hanya perumpamaan saja (tidak berdasar daftar gaji), sebenarnya perhitungan tunjangan anak tidak perlu fungsi round karena daftar gaji menggunakan pembulatan ratusan rupiah jadi tanpa round pun tidak akan ada pecahan dibelakang angka namun ini bisa sangat berguna digunakan pada saat menghitung pph dan pembulatan gaji.
Semoga bermanfaat :)

Read More

Ayo Pilih Komodo !!

Satu Hati Satu Tekad Satu Suara

Read More

Email Forwarding

Di beberapa workshop saya sering bertanya pada peserta, punya facebook? hampir semua menjawab punya. Jelas kalau punya facebook tentunya punya alamat email. Ketika saya bertanya lagi, emailnya apakah selalu dibuka? hanya sedikit yang menjawab iya, trus yang lainnya ? hanya dipakai untuk masuk facebook. nah lo ? Sejak boomingnya jejaring sosial fungsi email agak bergeser fungsinya disebabkan di jejaring sosial telah ada fitur untuk mengirimkan pesan. Namun demikian fungsi email utama sebagai alamat di dunia maya tak tergantikan bahkan dengan jejaring sosial sekalipun macam facebook, mungkin lucu kalau meminta alamat perusahaan/kantor dan diberi account facebook :)
Di awal mengenal internet terasa sekali manfaat penggunaan email, mengirim surat secara konvensional  yang biasanya harus menempuh beberapa hari untuk tiba di tujuan namun dengan email pengiriman pesan hanya dalam hitungan detik bahkan kurang sudah sampai di tujuan.
Email bisa dikatakan sebagai identitas di dunia maya karena tidak ada dua orang yang mempunyai account email yang sama kecuali memang sengaja bagi password untuk pemakaian bersama. Account email harus selalu dijaga keamanannya jangan sampai password untuk membuka alamat email tersebut mudah ditebak oleh orang lain, banyak saya temui pengguna internet mencantumkan tanggal kelahiran sebagai password email, tentunya sangat mudah untuk ditebak, hal inilah yang sering digunakan untuk membajak account jejaring sosial.

Sebagai identitas di dunia maya, apakah alamat email hanya boleh satu? ah tidak juga. Saya mempunyai beberapa alamat email diantaranya cedi[at]sinjai.linux.or.id, info[at]cedi.web.id, cedi[at]karebanews.com dan beberapa alamat email yang dipakai bersama seperti pengurus[at]sinjai.linux.or.id dan admin[at]karebanews.com.
Mungkin ada beberapa pembaca yang bertanya, apa tidak susah mengingat semua password dari semua email itu? Untungnya ada layanan email yang disebut email forwarding, dengan email forwarding saya tidak perlu membuka semua email diatas, cukup membuka satu account. Saya memilih email pokok dari layanan google mail (gmail) karena ukuran yang lumayan besar (kurang lebih 7 GB) dan pengaturan yang mudah.
Semua email yang terkirim ke semua alamat email akan terforward ke email pokok dan begitu juga ketika akan mengirim email bisa juga menggunakan mengirim dengan berbagai pilihan nama email.
Kelebihan email forwarding adalah kita bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya.

Mengirim dengan beberapa pilihan alamat
Selain itu, bila kita mengganti alamat email pokok, kita tidak perlu memberi tahu alamat email yang baru, kita cukup memberikan alamat email forwardingnya.
Di lain waktu saya akan berbagai pengalaman cara menforward beberapa alamat email menjadi satu account saja.

Read More

Keuntungan Menggunakan Google Doc

Google Docs sebuah layanan yang diluncurkan Google yang sangat hebat menurut saya, Google Docs pengolah kata, spreadsheet, presentasi, bentuk, dan gambar. Berkantor sekarang tidak perlu lagi harus di sebuah gedung yang sama tapi dapat dilakukan dari rumah masing :).

Google Docs tergolong mudah digunakan yang memungkinkan kita untuk bekerja sama dalam proyek, laporan, dan banyak lagi, dan untuk mengumpulkan dan berbagi informasi secara online.
Beberapa keuntungan menggunakan Google Documents mencakup:

• Kapan saja, di mana saja
  Google Docs berbasis web membuat mereka dapat diakses untuk pengguna yang berwenang dari komputer atau perangkat mobile, kapan mereka dibutuhkan. Tidak perlu untuk menyimpan file ke USB disk, Anda selalu dapat mengakses file Anda dari browser internet.
• Kolaborasi dukungan Google Docs memungkinkan pengguna dengan mudah mengundang orang lain untuk bekerja pada dokumen yang sama, pada waktu yang sama, tanpa kerumitan melampirkan dan mengirim dokumen. Hak Berbagi menjamin akses dengan hanya orang yang tepat atau kelompok, dan memungkinkan baik mengedit atau akses read-only.
• Autosave dan revisi sejarah autosave Berkelanjutan memastikan bahwa pekerjaan saat ini tetap aman, berkelanjutan dan melestarikan draft suntingan. Riwayat revisi lengkap membuatnya mudah untuk meninjau, membandingkan, atau kembali ke versi sebelumnya pada titik apapun.
• Bersama koleksi File dan dokumen yang secara teratur digunakan oleh tim atau kelompok tetap terorganisir dan up-to-date - tanpa perlu untuk mengelola dan berkomunikasi perubahan.
• Template Siap-made template meliputi berbagai jenis dokumen dan laporan membantu melompat-memulai proyek menulis. Anda juga dapat membuat dan mempublikasikan dokumen Anda sendiri template untuk membentuk struktur tugas untuk siswa Anda. Template dapat disalin dengan satu klik dan kemudian dimodifikasi seperti dokumen lainnya. 

Sumber :
http://edutraining.googleapps.com/Training-Home/module-4-docs/chapter-1

Read More

Mengamankan Dokumen

Pernah mengalami perlu copyan dokumen2 semacam KTP, SIM, KK tapi tdk sempat bawa atau malah sedang diluar kota tapi dokumen tersebut diperlukan ?

Saya sering mengalaminya, beberapa hari yang lalu saya akan menarik dana di banktapi persyaratannya harus ada fotocopy KTP dan KTP ketinggalan di rumah, untung saja salinan KTP sudah di scan dan diunggah ke internet jadi cukup print saja untung saja bank dekat dengan kantor.

Mengunggah ke internet juga sangat membantu jika dokumen aslinya hilang atau terbakar, salinannya bisa digunakan untuk memudahkan pengurusan dokumen baru. 

google doc

Banyak cara untuk menyimpan data di internet, saya sendiri menggunakan Google Docs, karena selain spacenya besar bisa juga menggunakan aplikasi office-nya.

Read More

Kemana saja 2 tahun ini ?

Baru aktifkan blog ini lagi, kurang lebih 2 tahun sejak blog ini posting terakhir kali.
Kali ini akan memakai alamat cedi.web.id, semoga bisa ngeblog lagi dengan teratur.
Kemana saja 2 tahun ini ? sebenarnya tetap exist tapi jejaring sosial, sebenarnya dikarenakan domain yang dipakai sebelumnya expire n malas memperbaharui jadi hilang diperedaran blogger :)

Read More